Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING Gidsenkring Kortrijk vzw (GDPR/AVG)

Versie 2018-05-14
Als vereniging moet de Gidsenkring Kortrijk vzw (hierna vermeld als “Gk”) de wetgeving op de gegevensbescherming respecteren. Officieel heet de regelgeving “Algemene Verordening Gegevensbescherming” (AVG), maar ze is vooral bekend onder de benaming GDPR (General Data Protection Regulation). Belangrijk hierbij is dat leden en klanten van de Gk moeten weten welke gegevens wij over hen bijhouden en wat we ermee doen. De tekst hieronder maakt dit duidelijk.

 

  1. WELKE GEGEVENS HOUDT DE GK BIJ VAN ZIJN LEDEN EN KLANTEN?
    Volgende gegevens worden bijgehouden:
    – Voornaam, naam
    – Postadres
    – E-mailadres indien meegedeeld
    – Telefoon (vast en/of mobiel) indien meegedeeld.
  2. WAAR WORDEN DE GEGEVENS BEWAARD?
    De gegevens worden bewaard op een elektronische drager bij een van de bestuursleden van de Gk en op DropBox.
  3. WORDEN DE GEGEVENS DOORGEGEVEN AAN DERDEN?
    De gegevens worden niet doorgegeven aan anderen, waarbij volgende uitzonderingen gelden:
    – Een reservekopie van de actuele gegevens, bestaande uit de leden die effectief hebben betaald, kan periodiek aan een tweede bestuurslid worden toevertrouwd, zodat het gegevensbestand kan worden hersteld bij verlies of beschadiging.
    – Voor de verzending van nieuwsberichten per e-mail worden de actuele e-mailadressen van betalende leden doorgegeven aan het bestuurslid dat voor de verzending instaat.
    – Voor de verzending van het tijdschrift De Gids en het Jaarboek kunnen de postadressen van de betalende leden worden doorgegeven aan het bestuurslid dat de verzending behartigt en die de adressen uitsluitend voor die verzending mag gebruiken.

  4. HOE LANG WORDEN DE GEGEVENS BEWAARD?
    De gegevens worden maximum voor 5 jaar bewaard, tenzij de betrokkene eerder vraagt om schrapping (zie punt 5).

– Gegevens van oud-leden die niet meer betaald hebben, worden apart bewaard met het oog op een beperkt aantal uitnodigingen om weer lid te worden en met het oog op uitnodigingen voor toekomstige activiteiten.

– Gegevens van niet-leden die werden verkregen naar aanleiding van de organisatie van een activiteit, worden apart bewaard met het oog op een uitnodiging voor een lidmaatschap.

– Gegevens van klanten worden bewaard in een beveiligd online databestand, met het oog op statistische verwerking en om een mogelijk nieuwe boeking voor dezelfde klant te faciliteren.

5. RECHT OP INZAGE EN OP SCHRAPPING
Leden, niet-leden en klanten mogen te allen tijde vragen welke gegevens de Gk over hen bijhoudt. Zij mogen te allen tijde vragen om de gegevens geheel of gedeeltelijk te schrappen. Het verzoek wordt liefst schriftelijk meegedeeld, bijvoorbeeld per e-mail, en mag worden gericht aan een van de bestuursleden. Aan het verzoek wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de drie weken voldaan.

  1. WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT?
    De gegevens van de betalende leden worden gebruikt:
    – Voor de verzending van nieuwsberichten en administratieve mededelingen van de vereniging
    – Voor de verzending van het tijdschrift en het jaarboek van de vereniging
    – Voor correspondentie rond de organisatie van een activiteit waarbij het lid betrokken is.De gegevens van oud-leden worden gebruikt:
    – Voor een beperkt aantal uitnodigingen om weer betalend lid te worden
    – Voor correspondentie rond de organisatie van een activiteit waarbij het oud-lid betrokken is.

    De gegevens van niet-leden die werden verkregen naar aanleiding van de organisatie van een activiteit worden gebruikt:
    – Voor correspondentie rond de organisatie van een (volgende) activiteit waarbij het niet-lid betrokken is en voor het versturen van een uitnodiging om lid te worden van de vereniging.

De gegevens van klanten worden gebruikt:

– Voor de afhandeling van de boeking inclusief de verwerking van de betaling.

– Een beperkt aantal gegevens kan aan de gids worden doorgegeven in het kader van zijn/haar opdracht en mag door hem/haar alleen voor dit doel worden gebruikt.

  1. GEGEVENSBESCHERMING
    De bestuursleden die beschikken over persoonsgegevens nemen de nodige maatregelen om verlies of diefstal van de gegevens te vermijden. Bij het versturen van groepsmails worden de adressen van de betrokkenen niet zichtbaar gemaakt. Als data worden onderschept of als daaromtrent een vermoeden ontstaat, worden de bevoegde instanties hierover ingelicht binnen de wettelijke termijn van 72 uur. Ook de potentieel benadeelde betrokkenen worden ingelicht.

 

© 2018 Gidsenkring Kortrijk